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Versenden vertraulicher E-Mails über Outlook mit IRM

30.10.2025
In einer digitalen Arbeitsumgebung, in der täglich vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, ist es unerlässlich, E-Mails sicher zu versenden. Outlook bietet hierfür eine leistungsstarke Funktion: Information Rights Management (IRM). Mit IRM können Sie Ihre E-Mails nicht nur verschlüsseln, sondern auch steuern, was der Empfänger damit tun darf. So verhindern Sie, dass vertrauliche Informationen weitergeleitet, ausgedruckt oder kopiert werden.

IRM ist besonders nützlich in Situationen, in denen Diskretion und Kontrolle entscheidend sind. Dazu gehören beispielsweise Mitteilungen der Personalabteilung wie das Versenden von Gehaltsabrechnungen oder Verträgen, IT-Sicherheitsupdates mit Passwörtern oder Tokens, rechtliche Dokumente wie NDAs oder Compliance-Berichte sowie strategische Managementinformationen. In all diesen Fällen möchten Sie sicherstellen, dass der Inhalt nur vom vorgesehenen Empfänger gelesen und nicht weitergegeben wird.

Outlook Encryption

Die Verwendung von IRM in Outlook ist ganz einfach. Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail. Klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf „Optionen” und anschließend auf das Vorhängeschloss-Symbol. Es werden zwei Optionen angezeigt:

  • Verschlüsseln: Der Empfänger muss einen einmaligen Passcode eingeben, um seine Identität zu bestätigen, bevor er die Nachricht anzeigen kann. Wenn Sie zwischen zwei Outlook-Konten senden, geschieht dies automatisch.
  • Nicht weiterleiten: Der Empfänger kann Ihre E-Mail nicht weiterleiten, ausdrucken oder deren Inhalt kopieren.

Diese Einstellungen stellen sicher, dass Ihre vertrauliche Kommunikation innerhalb der vorgesehenen Grenzen bleibt. 

Hinweis: IRM muss von Ihrer IT-Abteilung aktiviert werden. Wenn Sie diese Optionen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihre lokale IT-Abteilung.